Slack Lists: Biến đổi các cuộc trò chuyện thành các dự án thời gian thực

Có gì mới với Slack? Theo những gì đã diễn ra trong năm 2024 thì khá nhiều. Đầu năm ngoái, chúng ta có thể thấy sự ra mắt Slack AI, mang đến chúng ta tính năng tóm tắt nội dung, tổng hợp thông tin và nâng cao chức năng tìm kiếm để giúp tìm ra được câu trả lời, nắm bắt kịp các thông điệp bị bỏ lỡ và dọn dẹp sắp xếp lại không gian ngày làm việc của bạn. Lộ trình phát triển của Slack cũng hứa hẹn không kém, với Copilot và các kênh ghi lại ra mắt vào mùa Thu này

Như sự kiện World Tour London (ngày 6 tháng 6 năm 2024), “Lists” là tính năng mới nhất của Slack chính thức gia nhập vào Team GA (General Availability), hãy cùng nhìn qua một chút về chi tiết tính năng này với thêm một số góc nhìn bên trong từ Andrew Cook, Slack Admin nội bộ của Salesforce Ben.

Quản lý dự án của bạn với Slack Lists

Sẽ thật tuyệt phải không để ghi lại các đầu việc quan trọng và toàn bộ dự án trong các cuộc trò chuyện thời gian thực, tất cả đều trên một nền tảng mà không cần có sự liên tục chuyển từ tab này sang ứng dụng khác. Bạn có thể đoán được điều gì mà tôi sẽ bắt đầu tiếp theo rồi đấy…

Đã đến lúc để mang đến sự giới thiệu đúng nghĩa về Slack Lists - một tính năng mới được thiết kế để giữ quá trình cộng tác ý nghĩa, liền mạch hơn và ngay bên trong ứng dụng. Sự nâng cao tính năng mạnh mẽ này cho phép bạn khai thác các cuộc trò chuyện đã có và biến chúng thành các dự án có thể hành động được - Có thể chia sẻ, cập nhật và theo dõi với nhiều lĩnh vực thiết yếu như người phụ trách, đáo hạn, trạng thái được trình bày rõ ràng trong các cột để theo dõi.

Nghe cũng hay chứ nhỉ? Hãy tự mình trải nghiệm trong khi Andrew khám phá các tính năng chi tiết hơn nhé.

Những lợi ích cốt lõi của Slack Lists là?

Nâng cao khả năng quản lý dự án và công việc

Slack Lists mang đến khả năng theo dõi tập trung, cung cấp một địa điểm duy nhất bên trong Slack để quản lý các dự án, đầu mục công việc và hạn chót - loại bỏ sự phụ thuộc vào các công cụ khác nhau. Tính năng này cải thiện tổ chức thông qua các trường tùy chỉnh cho người được giao việc, ngày đến hạn, trạng thái và mức độ ưu tiên, đảm bảo đội nhóm luôn giữ tổ chức và có trách nhiệm. Ngoài ra, Lists còn tích hợp với các tính năng hiện có của Slack như Work Builder và Canvas, đơn giản hoá quá trình hợp tác trên các dự án và công việc.

Tăng hiệu suất làm việc

Slack Lists giảm thiểu thay đổi ngữ cảnh bằng cách giữ dự án và quản lý công việc ngay trong Slack, cho phép đội nhóm tập trung vào công việc của họ mà không cần phải chuyển đổi giữa các nền tảng khác nhau. Slack Lists cũng nâng cao tính ưu tiên nhờ tầm nhìn rõ ràng các đầu việc và thời hạn, giúp các nhóm phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, sự tích hợp với Workflow Builder còn hổ trợ tự động hoá các tác vụ lặp lại, giải phóng thời gian cho các công việc mang tính chiến lược hơn.

Cải thiện giao tiếp và tính minh bạch

Slack Lists giúp đảm bảo tính rõ ràng về người phụ trách và trách nhiệm bằng cách giao cho người thực hiện và thời hạn cho từng công việc, từ đó mọi người sẽ biết ai là người chịu trách nhiệm cho cái gì, khi nào nó hoàn thành. Các bản cập nhật cung cấp theo thời gian thực, cho phép thành viên trong nhóm thấy tiến trình công việc và dự án, giữ cho mọi người đều được thông báo và đi đúng hướng. Ngoài ra, Slack Lists giúp việc giao tiếp trở nên đơn giản hơn bằng cách cho phép thảo luận và cập nhật trực tiếp ngày trong từng mục công việc, giảm thiểu cần thiết nhu cầu phải tổ chức thêm các cuộc họp hoặc trao đổi qua email.

Tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh

Slack Lists có thể linh hoạt áp dụng đa dạng các tình huống khác nhau, bao gồm quản lý dự án, theo dõi yêu cầu, và lập kế hoạch cấp cao. Cung cấp các mẫu tuỳ chỉnh, cho phép các nhóm tiêu chuẩn hoá quy trình và tinh giản hoá việc tạo đầu việc mới. Nhìn chung, Slack Lists nhắm đến việc nâng cao năng suất, tinh gọn quy trình làm việc và cải thiện khả năng cộng tác, thông qua việc cung cấp một giải pháp quản lý đầu việc và dự án toàn diện ngay trong nền tảng Slack

Slack Lists hoạt động thế nào với các tính năng hiện có của Slack?

Canvases 

Việc nhúng Lists vào Canvases giúp bạn tạo ra một hình ảnh trực quan về tiến độ dự án, kết hợp với các thông tin liên quan khác. Nhờ vậy, nhóm của bạn có thể dễ dàng theo dõi các mốc thời gian, sản phẩm bàn giao và các nhiệm vụ liên quan trong cùng một không gian tổ chức rõ ràng.

Workflow Builder 

Bạn có thể thiết lập các trình kích hoạt tự động trong Workflow Builder dựa trên cập nhật của Lists, ví dụ như gửi thông báo khi một công việc được hoàn thành hoặc đến hạn. Ngoài ra, các quy trình tự động còn có thể thu thập dữ liệu từ các nguồn khác và tự động tạo mục trong List, giúp đơn giản hóa quy trình tiếp nhận thông tin.

Lưu trữ tin nhắn

Bạn có thể lưu lại các tin nhắn quan trọng trực tiếp vào một mục trong List, giữ nguyên bối cảnh và dễ dàng tham khảo sau này. Thậm chí những tin nhắn này còn có thể được chuyển thành các nhiệm vụ, đảm bảo các công việc cần làm được theo dõi và hoàn thành đúng hạn.

Slack Lists dễ sử dụng đến đâu?

Slack Lists được thiết kế với trải nghiệm người dùng làm trọng tâm, nhằm đơn giản hóa việc quản lý dự án và công việc ngay trong môi trường Slack quen thuộc. Dưới đây là một số điểm nổi bật về tính dễ dùng và tính năng của nó:

Dễ sử dụng và thân thiện với người dùng 

Slack Lists tuân theo nguyên tắc thiết kế gọn gàng, trực quan của Slack, giúp bạn dễ dàng thao tác và nắm bắt ngay từ lần đầu sử dụng. Bạn có thể nhanh chóng tạo List mới ngay trong một kênh hoặc tin nhắn chỉ với vài cú nhấp chuột. Việc quản lý các nhiệm vụ trở nên đơn giản với các hướng dẫn rõ ràng cho việc thêm, chỉnh sửa và phân công công việc. Các thành viên trong nhóm có thể cùng làm việc theo thời gian thực, bình luận và cập nhật trạng thái, đồng thời các thông báo và nhắc nhở hữu ích giúp mọi người luôn đi đúng tiến độ.

Các tính năng nâng cao trải nghiệm sử dụng 

Bạn có thể kéo thả để thay đổi thứ tự các nhiệm vụ hoặc di chuyển chúng giữa các cột một cách dễ dàng. Các trường thông tin có thể tùy chỉnh giúp bạn theo dõi chính xác những dữ liệu phù hợp với dự án hay công việc. Bạn cũng có thể lọc và sắp xếp nhiệm vụ theo người phụ trách, hạn chót, trạng thái hoặc các tiêu chí khác để tổ chức công việc khoa học hơn. Các mẫu (template) có thể tái sử dụng giúp chuẩn hóa quy trình và tiết kiệm thời gian tạo nhiệm vụ mới. Đặc biệt, Lists còn tích hợp mượt mà với Canvases, Workflow Builder và các công cụ khác trong Slack để tăng hiệu quả làm việc.

Các tính năng giúp nâng cao năng suất 

Slack Lists tập trung quản lý tất cả nhiệm vụ và dự án ở một nơi, loại bỏ việc phải chuyển đổi giữa nhiều công cụ khác nhau. Tính năng cộng tác nâng cao cho phép các thành viên trong nhóm làm việc trực tiếp trên các nhiệm vụ, chia sẻ cập nhật và trao đổi chi tiết ngay trong từng mục. Tự động hóa các công việc và quy trình lặp lại giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả. Với khả năng hiển thị rõ ràng, bạn luôn có cái nhìn tổng thể về tiến độ, hạn chót và trách nhiệm của từng cá nhân.

Cách tạo một List như thế nào?

Để bắt đầu tạo List, bạn chỉ cần chọn mục Lists trong thanh sidebar của Slack. Tại đây, chọn New List để tạo từ đầu hoặc dùng một mẫu có sẵn.

Slack cung cấp nhiều mẫu tiện lợi để bạn lựa chọn như To-Do List, Project Tracker, Feedback, Quarterly Planning, Help Requests, Bug Tracker, Backlog, hay Deal Tracker.

Sau đó, bạn có thể tùy chỉnh List theo nhu cầu cụ thể với các trường thông tin như Văn bản, Số, Ngày, Người, và Hộp kiểm.

Lời kết

Vậy là bạn đã có cái nhìn tổng quan về Slack Lists! Cảm ơn Andrew đã chia sẻ chi tiết về tính năng mới này, hiện đã được phát hành rộng rãi. Sau một thời gian thay đổi ban lãnh đạo và những bất ổn xoay quanh chính sách, thật vui khi thấy Slack đang có bước phát triển mạnh mẽ với nhiều tính năng mới hấp dẫn trong năm nay.

Tại sự kiện World Tour London, từ phần giới thiệu chính đến các phiên thảo luận riêng về Slack, Salesforce đã có dịp giới thiệu mạnh mẽ về Slack, với Lists trở thành điểm nhấn nổi bật.

Khi được hỏi về vị trí của Slack trong lĩnh vực quản lý dự án, Peter Doolan (Giám đốc Khách hàng của Slack) cho biết Lists không nhằm thay thế những công cụ quản lý dự án phức tạp đã được các tổ chức lớn sử dụng. Thay vào đó, tính năng này tập trung hỗ trợ các dự án đơn giản, dựa trên các cuộc trò chuyện thời gian thực.

Được tiếp thêm động lực từ phản hồi tích cực ban đầu, Slack sẽ tiếp tục phát triển và hoàn thiện tính năng này dựa trên ý kiến khách hàng. Dù mục tiêu ban đầu là gì, thật thú vị để theo dõi sự tiến hóa của Slack Lists trong tương lai.

Slack có phải là nền tảng được công ty bạn lựa chọn? Nếu có, những cải tiến này chắc chắn sẽ là tin vui. Còn nếu chưa, có thể giờ đây Slack đã trở thành một ứng viên đáng cân nhắc rồi đấy.