Sáu Cách Mà Kênh trong Slack Có Thể Thay Đổi Cách Bạn Làm Việc

Một cái nhìn chi tiết về một trong những tính năng quan trọng của Slack

Slack được thiết kế để hỗ trợ mọi người hợp tác trong công việc theo nhiều cách khác nhau, nhưng yếu tố chính của nó là các kênh (channel). Kênh là phương thức mà Slack sử dụng để tổ chức các cuộc trò chuyện và liên kết mọi thứ lại với nhau.

Trong những thời gian tới, chúng tôi (Slack) sẽ khám phá sâu hơn về tất cả các cách mà kênh hoạt động; nhưng trước hết, chúng tôi muốn bắt đầu bằng việc giải thích kênh là gì và chúng có thể thay đổi cách bạn làm việc ra sao, đồng thời giữ cho mọi thứ ngăn nắp và có tổ chức.

1. Kênh giúp sắp xếp trật tự cho các cuộc trò chuyện

Bạn thường phải làm việc trên nhiều dự án khác nhau cùng một lúc, và việc theo dõi tất cả không hề dễ dàng đặc biệt khi có nhiều người khác cùng tham gia.

Việc tạo một kênh mới trong không gian làm việc Slack của bạn là bước đầu tiên để đưa trật tự vào mớ hỗn độn đó. Các kênh cho phép bạn tổ chức các cuộc trò chuyện theo cách hợp lý nhất cho nhóm của mình. Hãy tạo kênh cho từng chức năng, từng dự án hoặc theo từng chủ đề, để mọi người đều có một không gian riêng để thảo luận công việc.

2. Kênh giúp bạn điều hướng và tìm kiếm trong toàn bộ công ty

Làm việc với Slack đồng nghĩa với việc mọi thứ đều được lưu trữ và tổ chức theo từng kênh. Dù mỗi kênh có các thành viên có thể tham gia hoặc rời khỏi khi cần, bạn vẫn có thể tìm kiếm tin nhắn và tệp đã đăng trong các kênh, kể cả những kênh bạn không tham gia. Bạn có thể cuộn lại để đọc, hoặc tìm kiếm theo ngữ cảnh, thông tin chi tiết và dữ liệu cụ thể mà bạn cần để hoàn thành công việc trên toàn công ty.

Giả sử bạn muốn tìm các bản thiết kế (mockup) từ một dự án đã hoàn thành năm ngoái. Bạn sẽ bắt đầu tìm từ đâu?

Trong một nhóm Slack được tổ chức tốt, bạn có thể kiểm tra xem có kênh dự án nào đã tồn tại hay chưa (ví dụ như #project-chiendich), hoặc hỏi đúng người trong #team-marketing và thế là bùm, bạn có thể tìm ra chính xác thứ mình cần.

3. Kênh giúp tăng sự gắn kết của đội nhóm

Trong một công ty bận rộn, việc theo dõi xem bạn đã kết nối đúng người, đúng thời điểm hay chưa có thể khá khó khăn. Nếu ai đó không được tham gia vào các cuộc trao đổi trước đó, thì việc giúp họ nhanh chóng nắm bắt tình hình là điều rất quan trọng.

Các kênh giúp việc thêm người mới vào dự án trở nên dễ dàng ở bất kỳ thời điểm nào, bởi kênh có thể tồn tại trước khi một người tham gia và vẫn tồn tại sau khi họ rời đi.

Chỉ cần mời họ vào kênh, họ có thể đọc lại toàn bộ lịch sử bằng cách cuộn lên. Cách này hiệu quả hơn nhiều so với trước đây, khi thành viên mới bắt đầu với một hộp thư trống trơn và phải dần dần bắt kịp thông tin khi các email mới được gửi đến.

Cũng cần lưu ý rằng các kênh công khai (public channels) đều minh bạch với tất cả mọi người trong cùng một không gian làm việc Slack. Những công việc và thông tin trước đây bị phân tán trong các chuỗi email rời rạc hay tin nhắn trực tiếp riêng lẻ thì nay đều có thể được bất kỳ ai đọc các kênh đó truy cập. Khi mọi thành viên trong nhóm đều có thể học hỏi và đóng góp cho các mục tiêu chung, điều này sẽ dẫn đến một cách làm việc và giao tiếp bao trùm, cởi mở hơn.

4. Kênh cũng là nơi các ứng dụng của bạn hoạt động

Trong công việc, có lẽ bạn phải xoay xở với cả tá công cụ trực tuyến khác nhau. Bạn liên tục phải chuyển đổi ngữ cảnh, và việc chia sẻ thông tin từ dịch vụ này sang dịch vụ khác trở nên khó khăn đặc biệt là theo cách có liên quan và có thể hành động được.

Các kênh cho phép bạn đưa những công cụ và dịch vụ mà bạn sử dụng, như Salesforce, JIRA và Google Drive, trực tiếp vào các cuộc trò chuyện với đồng đội. Bạn không cần phải “chuyển số” liên tục; bạn có thể dễ dàng chia sẻ tệp và ticket, và toàn bộ ngữ cảnh cần thiết đều có sẵn ngay tại đó.

5. Kênh giúp bạn tập trung vào công việc

Khi có quá nhiều dự án và con người cùng cạnh tranh thời gian và sự chú ý của bạn, việc giữ được sự tập trung vào công việc không hề dễ dàng. Bạn biết mình nên ưu tiên, nhưng cũng không muốn bỏ lỡ bất kỳ điều quan trọng nào.

Các kênh trong Slack có thể giúp bạn tập trung hơn, để bạn không phải theo dõi mọi thứ đang diễn ra xung quanh. Hãy đánh dấu sao và theo dõi những kênh quan trọng nhất với bạn. Thiết lập thông báo tùy chỉnh để chỉ nhận thông báo khi nhóm cốt lõi và các kênh dự án của bạn có tin nhắn mới. Với những kênh mà bạn chỉ cần xem lại rất hiếm khi? Bạn có thể tắt tiếng chúng và chúng sẽ dần “biến mất” khỏi tầm nhìn. Bạn cũng có thể rời khỏi các kênh khi chúng không còn liên quan, hoặc lưu trữ (archive) kênh khi công việc trong đó đã hoàn tất.

6. Kênh sẽ trở thành tiêu chuẩn làm việc mới

Một không gian làm việc Slack được tổ chức tốt thật sự rất tuyệt vời. Và các kênh không chỉ giới hạn trong phạm vi nội bộ của tổ chức bạn. Với các kênh được chia sẻ (shared channels), nhóm của bạn có thể làm việc cùng các đối tác bên ngoài, đồng nghiệp, thậm chí cả các agency, bằng cách chia sẻ kênh giữa nhiều tổ chức.

Các nhóm làm việc hiện đại cần sẵn sàng cho mọi tình huống, và các kênh giúp mọi người nhanh chóng đi cùng một hướng. Chúng cung cấp cho tất cả mọi người bối cảnh về những gì đang diễn ra trong toàn tổ chức, đồng thời giúp tạo ra cảm giác chung về mục tiêu và sự gắn kết. Kênh chính là tương lai của công việc, và đó cũng là lý do vì sao kênh là “trái tim” của Slack.

Channel Search - Một Cách Dễ Dàng Hơn Để Tìm Kênh Slack

Hàng triệu người làm việc trong các kênh Slack mỗi ngày. Nhưng khi số lượng kênh trong tổ chức của bạn tăng lên đến hàng trăm, thậm chí hàng nghìn, việc tìm đúng kênh phù hợp sẽ trở nên khó khăn hơn. Dù các quy ước đặt tên rõ ràng giúp ích cho việc tổ chức kênh, bạn vẫn có thể gặp khó khăn trong việc khám phá những kênh công khai liên quan mà bạn chưa tham gia đặc biệt là khi bạn không biết chính xác tên kênh.

Bắt đầu từ hôm nay, tính năng tìm kiếm trong Slack sẽ giúp bạn không chỉ tìm thấy các cuộc trò chuyện và tệp quan trọng, mà còn tìm ra chính những kênh nơi thông tin đó tồn tại.

Cách hoạt động của tìm kiếm kênh

Việc tìm kiếm kênh không khác gì so với cách bạn tìm kiếm trong Slack hiện nay. Chỉ cần nhập các từ khóa bạn đang tìm vào thanh tìm kiếm và bắt đầu tìm. Bên cạnh các tab “Tin nhắn” (Messages) và “Tệp” (Files) vốn đã có trong kết quả tìm kiếm, bạn sẽ thấy một tab mới có tên “Kênh” (Channels). Tại đây, bạn sẽ tìm thấy các kênh công khai cùng với các kênh riêng tư mà bạn là thành viên phù hợp nhất với nội dung tìm kiếm của mình.

Để tinh chỉnh kết quả tìm kiếm hơn nữa, bạn có thể lọc và sắp xếp theo loại kênh (công khai, riêng tư hoặc đã lưu trữ) hoặc theo không gian làm việc. Chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể xem trước hoặc tham gia ngay các kênh mà bạn quan tâm.

Kết quả kênh được cá nhân hóa cho bạn

Việc tìm kiếm không còn chỉ dựa trên tên kênh, mà giờ đây còn tính đến các yếu tố hữu ích khác, bao gồm mục đích của kênh và những chủ đề thường xuyên được thảo luận. Tìm kiếm cũng cân nhắc mức độ liên quan đối với bạn và những người bạn làm việc cùng nhiều nhất, từ đó tăng khả năng giúp bạn tìm đúng kênh cần thiết.

Vì vậy, dù bạn là nhân viên mới đang tìm các kênh để nhanh chóng nắm bắt công việc, hay chỉ đơn giản muốn kiểm tra xem một kênh đã tồn tại hay chưa trước khi tạo kênh mới, những cải tiến này của tính năng tìm kiếm đều giúp bạn yên tâm rằng mình đang ở đúng nơi tức là đúng các kênh mà bạn cần.