Cách Những Người Dùng Thành Thạo Slack Làm Việc Hiệu Quả Hơn

Năm mẹo chuyên nghiệp từ Trưởng nhóm Nghiên cứu của Slack.

Là Trưởng nhóm Nghiên cứu của Slack, tôi dẫn dắt nhóm chuyên nghiên cứu cách mọi người trên thế giới sử dụng Slack - từ những nhân viên mới bắt đầu cho đến các "power users" (người dùng thành thạo) đã biến Slack thành một công cụ siêu năng suất. Chúng tôi quan sát các mô hình, phỏng vấn người dùng và phân tích dữ liệu để giúp Slack trở nên đơn giản hơn, dễ chịu hơn và hiệu quả hơn trong công việc cũng như cuộc sống của bạn.

Mặc dù hầu hết mọi người bắt đầu sử dụng Slack như một công cụ nhắn tin, nhưng người dùng thành thạo biết rằng đó chỉ là phần nổi của tảng băng. Bằng cách tùy chỉnh các tính năng* và tích hợp công cụ, họ sử dụng Slack như một trung tâm điều khiển cá nhân - đẩy nhanh tiến độ dự án, đưa ra quyết định thông minh hơn và tiết kiệm thời gian. Như một người dùng từng nói với chúng tôi: “Slack rất đơn giản - nếu bạn chỉ cần đơn giản. Nhưng với tất cả các tích hợp, nó có thể trở thành bảng điều khiển cho cả một tuần làm việc.”

Theo thời gian, chúng tôi nhận thấy một số thói quen nhất quán ở những người dùng hiệu quả nhất của Slack. Dưới đây là 5 cách giúp bạn nâng cấp kỹ năng dùng Slack của mình:

1. Người dùng thành thạo Slack ưu tiên kênh (channels), không phải tin nhắn riêng (DMs)

Những người dùng Slack hiệu quả nhất thực hiện phần lớn công việc trong không gian công khai. Điều đó có nghĩa là họ sử dụng channels - thay vì tin nhắn trực tiếp (DMs) - cho hầu hết các cuộc trò chuyện. Tại sao? Vì channels giúp cả nhóm luôn đồng bộ, dễ dàng nắm bắt thông tin chi tiết và tham gia khi cần thiết.

DM phù hợp với các cuộc trò chuyện ngắn, một lần, nhưng khi thông tin nằm trong channels, nó trở thành nguồn tài nguyên chung có thể tìm kiếm - cung cấp bối cảnh quý giá cho đồng đội, công cụ AI và cả nhân sự mới.

“Slack rất đơn giản — nếu tất cả những gì bạn cần là sự đơn giản. Nhưng với tất cả các tích hợp, nó có thể trở thành bảng điều khiển cho cả tuần làm việc.”

Kathryn H.

Slack user

📌 Thông tin thú vị: "Slack" là từ viết tắt ngược của “Searchable Log of All Communication and Knowledge” (Nhật ký có thể tìm kiếm của tất cả thông tin và kiến thức). Làm việc trong channels chính là đầu tư vào trí nhớ tổ chức của bạn. Một người dùng nói: “Với việc thay đổi nhân sự thường xuyên hiện nay, khả năng tìm kiếm lại các chuỗi hội thoại cũ đã giúp chúng tôi thu hẹp khoảng cách khi các chuyên gia rời đi.”

2. Họ cá nhân hóa và tùy chỉnh Slack theo cách của mình

Người dùng thành thạo không để Slack điều khiển họ - họ thiết lập Slack để phục vụ cho chính mình. Họ bắt đầu bằng cách tinh chỉnh thông báo, chỉ nhận ping khi thực sự cần thiết.

Họ cũng giữ cho các channels bận rộn được tổ chức bằng cách ghim thông tin quan trọng lên canvas đầu channel. Khi cần trao đổi nhanh, họ sử dụng huddle để áp dụng phong cách giao tiếp “bùng nổ” mà nghiên cứu cho thấy rất hiệu quả cho làm việc nhóm.

Từ việc tùy chỉnh thanh bên đến tắt tiếng hoặc rời khỏi các channels ít sử dụng, người dùng thành thạo rất rành rẽ cài đặt và điều chỉnh chúng để phù hợp với phong cách làm việc cá nhân.

“ Bạn có thể tùy chỉnh giao diện - hoặc chọn từ hàng loạt theme có sẵn - để những gì bạn cần được hiển thị theo cách bạn muốn. Bạn cũng có thể tự động tắt thông báo trong khoảng thời gian nhất định, rất hữu ích với những người làm việc theo ca.”

Sonia G.

Slack User

3. Họ mời tất cả đối tác làm việc cùng vào Slack

Slack không chỉ dành cho nội bộ công ty. Người dùng thành thạo mời các đối tác bên ngoài, nhà cung cấp, agency - bất kỳ ai họ làm việc thường xuyên - vào channels dùng chung thông qua Slack Connect.

Khi tất cả mọi người cùng làm việc trong một nơi, bạn không phải tìm kiếm email hay chuyển đổi qua lại giữa các nền tảng. Dự án tiến triển nhanh hơn. Theo nghiên cứu của Slack, người dùng Slack Connect chia sẻ thông tin dễ dàng gấp 3.5 lần so với người không dùng tính năng này.

“Slack Connect là điều hiển nhiên với tôi. Khi tôi nhắn trong Slack, họ trả lời trong 5 giây - nhanh hơn email rất nhiều. Chúng tôi mở channel với bất kỳ ai sẽ tiếp tục làm việc sau buổi gặp đầu tiên. Lợi ích thì rõ ràng: Giao tiếp nhanh hơn, phản hồi tốt hơn, cả nhóm theo sát được cuộc trao đổi với khách hàng tiềm năng, thảo luận theo thời gian thực thay vì trò chơi email qua lại.” 

Michael P.

Slack User

4. Họ tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại bằng ứng dụng và quy trình làm việc (workflow)

Duyệt yêu cầu, họp hằng ngày, nhắc nhở - đó là những “công việc của công việc”, có thể chiếm cả ngày nếu bạn không kiểm soát. Thay vì đuổi theo người khác để lấy thông tin, những người dùng Slack xuất sắc xây dựng các workflow đơn giản ngay trong Slack để giữ cho công việc trôi chảy mà không cần thao tác tay nhiều.

Thay vì chuyển đổi giữa các công cụ, họ tích hợp các ứng dụng yêu thích vào Slack, từ các công cụ quan trọng như Jira, Google Workspace đến những công cụ giải trí như Giphy để cá nhân hóa trải nghiệm.

Người dùng thường xuyên sử dụng workflow và tích hợp ứng dụng báo cáo năng suất tăng 26% so với người không sử dụng.

“Slack workflows, như khi người dùng vào channel hoặc đăng một từ khóa cụ thể, thực sự là hữu ích… Nhiều tổ chức chỉ coi Slack là công cụ giao tiếp và bỏ quên khía cạnh hợp tác. Khi người dùng vào channel hỗ trợ, hãy gửi cho họ hướng dẫn TLDR về cách sử dụng. Nếu bạn hay nhận được cùng câu hỏi trong channel, hãy có một workflow FAQ để trả lời tự động… Đây chính là sức mạnh của Slack - đưa bối cảnh đến đúng người vào đúng thời điểm.” 

Matt P.

Slack User

5. Họ tiết kiệm thời gian với AI

Người dùng Slack thành thạo đang khai thác các tính năng AI để làm việc thông minh hơn. Công cụ như recap giúp họ bắt kịp hoạt động trong channel mà không phải cuộn qua hàng trăm tin nhắn. Tính năng tóm tắt AI cho channel, thread, DM hoặc tệp tin giúp làm nổi bật các bước tiếp theo và quyết định cần thiết.

Tính năng tìm kiếm bằng AI trong Slack cho phép người dùng đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên và nhận câu trả lời ngắn gọn dựa trên thông tin liên quan có sẵn trong Slack. Với tính năng Enterprise Search, nhóm có thể tìm kiếm trên các nền tảng bên thứ ba như Google Drive, GitHub… tạo nên một nơi tìm kiếm tập trung cho toàn bộ tri thức và dữ liệu của công ty.

👉 Trung bình, người dùng Slack AI tiết kiệm khoảng 97 phút mỗi tuần.

Những gì chúng tôi học được từ các power users là minh chứng rõ ràng: Khi sử dụng đúng cách, Slack không chỉ là ứng dụng nhắn tin - nó là một hệ điều hành cho công việc kết nối con người, công cụ, dữ liệu ngữ cảnh và AI, giúp bạn tăng năng suất và đạt được mục tiêu kinh doanh.

Về Nimbus Consulting

Tại Nimbus Consulting, chúng tôi trao quyền cho các doanh nghiệp để phát triển thông minh hơn nhờ công nghệ. Là một đối tác đáng tin cậy trong lĩnh vực tư vấn và triển khai phần mềm, chúng tôi chuyên sâu trong việc giúp các tổ chức hợp lý hóa hoạt động, nâng cao năng suất và tăng tốc chuyển đổi số.