Sử dụng Slack cho Marketing Teams để tạo kế hoạch cho chiến dịch Webinar mới của bạn

Sử dụng Slack cùng với Salesforce trở nên một chủ đề nóng khi tin tức về việc Slack được mua lại được công bố. Slack được yêu thích bởi nhiều bộ phận trong các tổ chức yêu thích vì giao diện người dùng trực quan và “bầu không khí” mà nó tạo ra và đội ngũ Marketing cũng không ngoại lệ.

Tuy nhiên việc giữ cho nặng lượng lập kế hoạch chiến dịch Marketing trên Slack luôn đồng bộ với hệ thống của Salesforce của bạn có thể là một thách thức, đặc biệt khi đội Marketing đã trở nên linh hoạt và phản ứng nhanh hơn trong bối cảnh thực tế luôn thay đổi

Editor’s note: Bài viết này nhắm đến cách giới thiệu phương thức mà các nhóm Marketing có thể cộng tác hiệu quả hơn cả trong nội bộ và bộ phận khác. Tin tức mới về việc Salesforce mua lại Slack làm cho nhiều người phải suy nghĩ về cách mà cả hai hợp tác làm việc với nhau. Bạn sẽ thấy có đề cập ở đây rằng một ứng dụng bên thứ ba giúp Slack thực sự khai thác sức mạnh của Salesforce. Tuy nhiên, mục tiêu chính là phác thảo những khả năng kết hợp giữa Slack + Salesforce trong lĩnh vực Marketing mà có thể bạn vẫn chưa từng nghĩ đến

---

Lên kế hoạch cho một webinar với nhiều diễn giả có thể mang lại khách hàng tiềm năng cho đội ngũ Marketing, tầm quan trọng hơn bao giờ hết, khi các sự kiện tổ chức trực tiếp dần bị thay thế bởi các sự kiện trực tuyến. Với. tư cách là một người tổ chức bạn cần phải:

• Lên kế hoạch nội dung

• Tổ chức diễn giả và hậu cần

• Thu hút người tham dự

• Thực hiện các hoạt động theo dõi để tạo pipeline mới và thúc đẩy các cơ hội kinh doanh

Vậy làm thế nào để làm việc này hiệu quả? Và làm sao phối hợp được với nhiều nhóm nội bộ lẫn đối tác bên ngoài bằng Slack và Salesforce?

Hãy cùng bắt đầu nhé! Bạn sẽ cần:

• Salesforce (hệ thống quản lý dữ liệu chính của bạn),

• Slack làm nền tảng giao tiếp và hành động,

• Zoom hoặc phần mềm hội nghị trực tuyến tương tự,

• Công cụ gửi email hàng loạt như Pardot hoặc Mailchimp để gửi lời mời và thực hiện theo dõi sau sự kiện,

• Quip hoặc công cụ cộng tác tài liệu tương tự để động não và quản lý danh sách việc cần làm,

• Google Slides hoặc công cụ trình chiếu tương tự để tạo slide và bài thuyết trình,

• Centro hoặc một tích hợp tương tự giữa Salesforce và Slack để nhận thông báo và đồng bộ dữ liệu,

• Và cuối cùng, nhóm diễn giả vui vẻ, thân thiện của bạn. 😄

Điều tuyệt vời ở bộ công cụ công nghệ này là cả Slack và Salesforce đều có hệ sinh thái ứng dụng phong phú và tích hợp “mượt mà”, giúp bạn dễ dàng thiết lập và sử dụng mà không gặp rắc rối. Tất cả các công cụ được liệt kê ở trên đều là ứng dụng có thể thêm trực tiếp vào Slack.

Lên kế hoạch cho Webinar của bạn bằng cách sử dụng Slack

Là một người làm marketing, bạn hẳn biết rằng cần phải bắt đầu với các mục tiêu của webinar: thời gian tổ chức, đối tượng mục tiêu là ai, khán giả sẽ học được gì từ buổi webinar, lời kêu gọi hành động (CTA) dành cho người tham dự là gì và quan trọng là đảm bảo buổi webinar đó thật sự hấp dẫn và mang lại giá trị!

Dưới đây là một số bước cụ thể giúp bạn triển khai:

Bước 1: Thiết lập Slack Connect channel trong workspace của bạn

Slack Connect cho phép bạn mời các diễn giả và đội ngũ nội bộ cùng tham gia vào một kênh để xử lý các vấn đề hậu cần và chia sẻ tài liệu. Ngay cả khi người bên ngoài không sử dụng Slack, bạn vẫn có thể mời họ tham gia với tư cách Guest User.

Thay vì phải cố gắng sắp xếp nhiều cuộc họp khác nhau, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian bằng cách để mọi người phản hồi các đầu việc theo lịch của riêng họ. Lần gần nhất tôi áp dụng cách này, chúng tôi chỉ có một cuộc họp lập kế hoạch và hai buổi chạy thử còn lại mọi thứ đều được bàn bạc và giải quyết ngay trên Slack!

Bước 2: Tạo tài liệu Quip

Mời cả nhóm tham gia vào một tài liệu Quip để cùng xây dựng dàn ý nội dung và các đầu việc cụ thể. Tôi đặc biệt thích tính năng checkbox và phân công nhiệm vụ trong Quip rất tiện để theo dõi tiến độ.

Bước 3: Tạo webinar trên Zoom

Tạo webinar trên Zoom, kèm theo trang đích (landing page) và liên kết đăng ký để thu hút người tham dự. 

💡 Mẹo nhỏ: Hãy tạo nhiều đường dẫn khác nhau với tham số theo dõi cho từng kênh marketing  để bạn biết được nguồn đăng ký nào hiệu quả nhất (ví dụ: chiến dịch email, Facebook, LinkedIn, v.v.).

Tận dụng Slack để tăng lượt tham dự webinar

Sử dụng Pardot (hoặc công cụ tương tự), hãy phân khúc đối tượng mục tiêu ngay từ giai đoạn lập kế hoạch. Bạn nên tập trung vào những người có khả năng tham dự cao, và bắt đầu tạo “hiệu ứng lan tỏa” (buzz) xung quanh sự kiện.

Việc chọn thời điểm gửi email mời là cả một nghệ thuật: Gửi quá sớm, người ta sẽ quên vì sao họ hứng thú. Gửi quá muộn, họ sẽ không kịp xếp lịch! Theo kinh nghiệm của tôi, nên gửi trước 3–4 tuần, sau đó gửi email nhắc lại mỗi tuần cho những người chưa đăng ký. Và đừng quên quảng bá trên mạng xã hội! Một vài cách tận dụng Slack trong giai đoạn này:

1. Thiết lập cảnh báo đăng ký mới bằng Flow

Tạo một Flow để gửi thông báo vào kênh Slack mỗi khi có đăng ký mới (*). Chi tiết thông tin lead (khách hàng tiềm năng) như tên và công ty sẽ được hiển thị để cả nhóm biết ai đang quan tâm. Cách này giúp giữ tinh thần phấn khởi và động lực cho cả đội, khi họ thấy danh sách người tham dự ngày càng tăng!

(*Đây là một trong những cách bạn có thể tận dụng công cụ Centro.)

2. Chủ tài khoản Slack (Slack account owners)

Gửi tin nhắn Slack đến những người phụ trách tài khoản (account owners) của các tài khoản khách hàng mục tiêu, khuyến khích họ mời những liên hệ quan trọng (key contacts) tham gia webinar. Các buổi webinar là một ví dụ điển hình về “Valid Business Reason (VBR)” tức lý do chính đáng trong kinh doanh để bạn có thể liên hệ lại với khách hàng hiện tại hoặc khách hàng tiềm năng. Hãy đảm bảo bạn cung cấp cho họ một hoặc hai mẫu câu ngắn gọn, có thể dùng khi gọi điện hoặc sao chép vào email follow-up sau đó.

Giờ G đã đến (Showtime)

Ngày tổ chức đã đến rồi! Những đầu việc cần xử lý phút chót nên được nêu rõ trong Slack kèm theo @mentions. Tính năng @mention sẽ thông báo ngay cho diễn giả hoặc các thành viên trong nhóm về những việc cần hoàn tất trước khi bắt đầu.

Trong khi diễn ra webinar, tôi thường mở kênh Slack trên một màn hình khác (và tắt âm thanh thông báo để không bị phân tâm). Người phụ trách theo dõi câu hỏi của khán giả có thể chuyển trực tiếp câu hỏi cho diễn giả ngay trong Slack cực kỳ tiện lợi và nhanh chóng!

Theo dõi sau webinar (Webinar Follow-up)

Làm tốt lắm! Giờ là lúc thực hiện bước theo dõi và xử lý các đầu việc sau sự kiện. Nếu bạn có tài liệu hoặc nội dung cần gửi cho người tham dự, thì đây chính là thời điểm thích hợp. Ngoài ra, bạn đã lưu lại các câu hỏi từ từng khán giả, vì vậy hãy chuyển những câu hỏi này vào kênh Slack của từng tài khoản (Account Slack channel) để người phụ trách tài khoản (account owner) có thể dùng đó làm lý do chính đáng để liên hệ lại và sắp xếp buổi follow-up.

🎁 Điểm cộng: Tất cả lịch sử trò chuyện và kinh nghiệm của buổi webinar này đều đã được lưu lại trong Slack — nên lần sau mọi thứ sẽ diễn ra trơn tru hơn nữa!

Tổng kết

Khi được triển khai và theo dõi đúng cách, một buổi webinar là phương thức tuyệt vời để:

• Cung cấp thông tin giá trị cho khách hàng tiềm năng,

• Tạo lead mới,

• Làm đầy pipeline,

• Và thúc đẩy cơ hội kinh doanh.

Bằng cách kết hợp hiệu quả Slack, Salesforce và các công cụ khác, toàn bộ quá trình này sẽ mang lại kết quả thực tế và đáng giá!

Đến lượt bạn

Bạn có ý tưởng nào khác về việc sử dụng Slack cho đội marketing không? Theo bạn, phần nào trong quy trình lập kế hoạch và triển khai trong Slack hiện đang chưa được kết nối chặt chẽ với Salesforce? Hãy chia sẻ suy nghĩ của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!

🔜 Các bước tiếp theo (Next steps)

1. Tham khảo danh sách công cụ (tech stack) ở trên và tùy chỉnh lại cho phù hợp với tổ chức của bạn.

2. Thử nghiệm quy trình làm việc bằng Slack trong buổi webinar sắp tới của nhóm bạn.

3. Khám phá công cụ Centro bạn có thể đăng ký bản demo hoặc dùng thử miễn phí. Chúng tôi có gói tích hợp dành cho cả Slack và Salesforce, hoạt động rất mượt mà cùng nhau, giúp liên kết quy trình marketing của bạn trơn tru hơn bao giờ hết.