Slack lists biến các cuộc trò chuyện của bạn thành công việc như thế nào?

Tóm tắt bài viết:

🔴 Slack Lists giúp biến các cuộc trò chuyện thành những công việc có thể theo dõi, với hạn chót, người phụ trách và trạng thái - tất cả đều thực hiện trực tiếp ngay trong Slack, giải quyết vấn đề chỉ có 34% dự án hoàn thành đúng thời hạn.  🔴 Tăng năng suất tới 77% đã được xác thực bởi các khách hàng doanh nghiệp như Marriott Digital Services và các người dùng thử nghiệm khác, những người báo cáo đã tiết kiệm đáng kể thời gian bằng cách quản lý dự án tại nơi nhóm của họ đã sẵn làm việc cùng nhau.  🔴 Hiện đã khả dụng cho các gói trả phí của Slack, cùng với các tính năng như Workflow Builder, Canvas, và Slack Connect giúp cộng tác dễ dàng mà không cần chi phí giấy phép bổ sung. 

Slack Lists giúp nhóm của bạn quản lý dự án, xử lý yêu cầu và theo dõi các ưu tiên quan trọng - tất cả trong Slack.

Năm này qua năm khác, các lãnh đạo doanh nghiệp tiếp tục đầu tư vào những công cụ hứa hẹn giúp họ đạt được mục tiêu. Tuy nhiên, nhiều công cụ lại không thực sự đáp ứng kỳ vọng đó. Dù thị trường hiện nay có rất nhiều giải pháp, chỉ 34% dự án hoàn thành đúng thời hạn và trong ngân sách. Theo The Wall Street Journal, nguyên nhân là do rất khó tìm được một công cụ quản lý dự án duy nhất phù hợp với nhu cầu thực tế của nhân viên.

Khách hàng của chúng tôi cũng đồng tình. Các công cụ quản lý dự án hiện có trên thị trường có thể hoàn thành công việc cho các nhà quản lý dự án và quản lý đội ngũ, nhưng không hiệu quả cho người trực tiếp làm việc. Đây là những gì họ trải nghiệm:

• Các cuộc trao đổi về công việc lại xảy ra ngoài công cụ quản lý dự án.

• Các nhóm trong cùng một công ty dùng nhiều ứng dụng khác nhau, dẫn đến phân mảnh, khó quản lý giấy phép.

• Nhân viên tốn hàng giờ cho công việc lặp lại, chỉ để cập nhật tiến độ trên nhiều nền tảng, hệ thống.

Giờ đây, thay vì mua thêm một công cụ quản lý mới khiến thông tin và nhóm bị chia tách, bạn có thể dùng Slack Lists để tập hợp mọi người và mọi việc vào cùng một nơi.

"Với Lists, bạn có thể biến các cuộc trò chuyện trên Slack thành các tác vụ có thể thực hiện được để thúc đẩy tiến triển công việc."

- Denise Dresser - CEO, Slack

Giữ công việc luôn liền mạch bằng cách tổ chức nhiệm vụ trong Slack Lists

Hàng triệu cuộc trò chuyện diễn ra mỗi ngày trên Slack. Giờ đây, bạn có thể sử dụng Slack Lists để ghi lại, sắp xếp và theo dõi những phần quan trọng nhất của các cuộc trao đổi đó - như hạn chót, người phụ trách, tài nguyên và nhiều yếu tố khác - ngay tại nơi công việc thực sự diễn ra.

Lists mang lại cấu trúc rõ ràng cho các cuộc trò chuyện trên Slack. Bạn có thể biến những ý tưởng được chia sẻ trong kênh dự án thành các bước hành động cụ thể, hoặc ghi lại các yêu cầu từ tin nhắn trực tiếp vào một danh sách để chia sẻ với cả nhóm.

Với Lists, bạn không còn cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng, giúp mọi người trong nhóm dễ dàng cộng tác và đồng bộ trong các dự án liên phòng ban, xử lý yêu cầu và nhiều công việc khác - tất cả đều diễn ra liền mạch trong luồng công việc hiện tại

Theo CEO của Slack, Denise Dresser: "Giờ đây, các bước tiếp theo được chia sẻ trong kênh dự án có thể được theo dõi trên toàn đội. Với tính năng quản lý dự án trong Slack, các đội ngũ trong tổ chức sẽ có mọi thứ cần thiết để hoàn thành dự án nhanh hơn và tăng năng suất bằng cách tận dụng toàn bộ sức mạnh của Slack.”

Lists có thể hổ trợ mọi phòng ban ở bất kỳ tổ chức nào:

⬛ Sales (Bán hàng): Tăng cường sự phối hợp giữa các nhóm tài khoản để chốt giao dịch nhanh hơn. Lập chiến lược khách hàng, chuẩn bị cho các cuộc họp với khách hàng và gửi yêu cầu phê duyệt - giúp toàn bộ nhóm luôn đồng bộ và có tổ chức.

⬛ Dịch vụ (Service): Xử lý sự cố nhanh hơn nhờ quy trình quản lý tiêu chuẩn hóa. Nhanh chóng huy động chuyên gia hỗ trợ và hướng dẫn nhân viên xử lý thông qua các mẫu làm việc có sẵn.

⬛ Marketing: Lập kế hoạch và triển khai chiến dịch, sự kiện và ra mắt sản phẩm hiệu quả hơn bằng cách tập trung trao đổi tại một nơi và phối hợp chặt chẽ với các bên liên quan.

⬛ CNTT (IT): Cải thiện thời gian phản hồi và tinh giản quy trình trong toàn nhóm. Quản lý các yêu cầu hỗ trợ thu thập từ biểu mẫu tự động, phân công người phụ trách, ưu tiên công việc và giải quyết yêu cầu nhanh chóng.

Theo dõi toàn bộ vòng đời dự án trong Slack

Lists giúp thúc đẩy trách nhiệm rõ ràng trong nhóm một cách đơn giản. Từ việc lập kế hoạch cho chiến dịch marketing, ra mắt sản phẩm, đến quản lý quy trình onboarding nhân viên và triển khai công nghệ — bạn có thể giữ mọi việc đúng tiến độ chỉ với một danh sách.

Cách Lists hoạt động: bạn thêm các trường thông tin (hiển thị theo cột). Ví dụ: người phụ trách, hạn chót, trạng thái, mức độ ưu tiên để cung cấp ngữ cảnh cho từng hạng mục (hiển thị theo hàng) trong danh sách dự án. Sau khi đã thêm các hạng mục, bạn có thể sắp xếp, nhóm và lọc để tổ chức công việc một cách linh hoạt. Views cho phép bạn nhóm công việc theo bất kỳ trường nào, giúp bạn ưu tiên, phát hiện điểm nghẽn và đảm bảo tiến độ luôn được duy trì.

Lists được thiết kế để phù hợp với cách bạn đang làm việc trong Slack:

• Sử dụng Workflow Builder để tạo các quy trình tự động với Lists

• Nhúng Lists vào Canvas chứa thông tin dự án, các đầu việc và timeline

• Lưu tin nhắn vào danh sách để tham chiếu nhanh và dễ dàng

• Sắp ra mắt: Tóm tắt dự án và tìm kiếm thông tin trong Lists ngay lập tức với Slack AI

  
  

“Sự kết hợp giữa Lists, Canvas và Workflow Builder cho phép nhóm của chúng tôi thực hiện công việc theo những cách hoàn toàn mới trong Slack. Đội ngũ của chúng tôi hiện có thể theo dõi và hợp tác trên các tác vụ, đồng thời tổ chức thông tin có thể chia sẻ giữa các đội, tất cả trong một không gian duy nhất."

- Jörg Baldzer, Principal IT Engineer, FREENOW

Cộng tác trên các công việc ngay tại nơi bạn và nhóm đã làm việc cùng nhau.

Tất cả các tính năng của Slack được thiết kế để hoạt động cùng nhau, giúp bạn làm việc hiệu quả nhất. Và Lists cũng không ngoại lệ. Ví dụ như Thread (chuỗi thảo luận) trên từng mục trong danh sách: Dù bạn là nhân viên hỗ trợ khách hàng cần gọi chuyên gia vào hỗ trợ, hay nhân viên kinh doanh đang chờ quản lý phê duyệt trước khi xử lý yêu cầu, bạn đều có thể dễ dàng mời người khác tham gia cuộc thảo luận.

Các thread cung cấp cho đồng nghiệp bối cảnh cần thiết để họ nhanh chóng nắm bắt vấn đề, đưa ra hành động và tham gia cuộc trò chuyện đúng lúc.Bạn có thể sử dụng thread cho từng mục để:

• Gắn thẻ (@mention) một thành viên để nhờ hỗ trợ, ví dụ như trả lời câu hỏi về deadline

• Tạo và chia sẻ clip với phản hồi cho một đầu việc cụ thể

• Tải lên file và chia sẻ Canvases để cung cấp thêm ngữ cảnh cho công việc

Bạn cũng có thể chia sẻ danh sách trong toàn bộ Slack, và mời một đồng đội, cả kênh, hoặc đối tác bên ngoài (qua Slack Connect) chỉ với một cú nhấp chuột. Không cần ứng dụng bổ sung, không cần giấy phép thêm, cũng không cần đào tạo phức tạp, tất cả mọi người bạn làm việc cùng trên Slack đều có thể cộng tác dễ dàng trong một danh sách.

Tự động hóa & xử lý yêu cầu xuyên ứng dụng

Với tính năng tự động hóa, lists trở thành trung tâm quản lý và phân loại công việc trong Slack, giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn, nhanh hơn.

Chúng tôi đã đơn giản hóa việc tạo quy trình tự động với Lists bằng Workflow Builder, giúp bạn dễ dàng:

• Thu thập và phân loại yêu cầu, từ các phê duyệt pháp lý đến yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật

• Thiết lập cảnh báo cho nhiệm vụ. Ví dụ: nhận thông báo khi có mục mới được thêm vào danh sách, khi trạng thái thay đổi, hoặc khi bạn được giao việc

• Xây dựng quy trình làm việc tùy chỉnh để quản lý nhiệm vụ trên nhiều ứng dụng khác nhau thông qua các kết nối plug-and-play

“Chúng tôi cực kỳ hào hứng khi sử dụng Lists để quản lý các dự án và theo dõi yêu cầu. Quan trọng nhất là Lists đã có thể mở ra được sự tiết kiệm thời gian đáng kể cho nhóm của tôi"

- Jörg Baldzer, Principal IT Engineer, FREENOW

Nói một cách đơn giản: Lists giúp bạn tiết kiệm thời gian. Theo phản hồi từ người dùng tham gia chương trình thử nghiệm Lists, 77% cho biết Lists đã cải thiện khả năng hoàn thành công việc của họ. Marriott Digital Services là một trong số những khách hàng đó.

“Nhóm của chúng tôi đã có cơ hội tham gia chương trình thử nghiệm Lists và lập tức đăng ký,” – Lori Drake, Giám đốc Chiến lược Hệ thống tại Marriott Digital Services, chia sẻ. “Chúng tôi rất hào hứng sử dụng Lists để quản lý dự án và theo dõi yêu cầu, và tin rằng Lists sẽ giúp đội nhóm tiết kiệm đáng kể thời gian.”

Với Lists, các nhóm có thể tập trung vào điều quan trọng nhất: làm việc hiệu quả hơn, nhanh hơn, và tất cả có ngay trong Slack.

Về Nimbus Consulting

Tại Nimbus Consulting, chúng tôi trao quyền cho các doanh nghiệp để phát triển thông minh hơn nhờ công nghệ. Là một đối tác đáng tin cậy trong lĩnh vực tư vấn và triển khai phần mềm, chúng tôi chuyên sâu trong việc giúp các tổ chức hợp lý hóa hoạt động, nâng cao năng suất và tăng tốc chuyển đổi số.

Tìm hiểu thêm tại: Nimbus Consulting