Cách hẹn giờ gửi tin nhắn trên Slack

Slack – nền tảng nhắn tin công việc mà rất nhiều công ty trên thế giới đang sử dụng – vừa cập nhật một loạt tính năng mới. Một trong những cái khiến nhiều người "trầm trồ" nhất chính là: hẹn giờ gửi tin nhắn (Schedule Send).

Tính năng này nghe thì đơn giản, nhưng lại cực kỳ hữu ích. Rất nhiều người dùng đã chia sẻ rằng họ đã chờ nó từ lâu, và giờ thì tha hồ lên lịch nhắn tin mà không cần canh giờ thủ công nữa. Trong bài này, mình sẽ chia sẻ cách hoạt động và vài mẹo nhỏ để tận dụng tính năng này một cách thông minh.

Cách hoạt động của tính năng Lên lịch gửi tin nhắn trên Slack

Sau khi tính năng được kích hoạt trong workspace, bạn sẽ thấy một mũi tên nhỏ bên cạnh nút gửi tin nhắn. Nhấn vào đó, Slack sẽ gợi ý sẵn vài mốc thời gian, hoặc bạn có thể tự chọn ngày giờ cụ thể mà bạn muốn tin nhắn được gửi đi.

Điều hay là: tin nhắn sẽ được gửi từ chính tài khoản của bạn, không phải bot hay tài khoản phụ, nên người nhận vẫn thấy bạn là người gửi như bình thường. Rất tiện lợi, rất tự nhiên.

Bạn cũng có thể lên lịch gửi tin nhắn như một tin nhắn trực tiếp giữa bạn và những người khác, hoặc một kênh. Đều cần lưu ý là để lên lịch sử dụng Slack trên ứng dụng điện thoại (Android và iOS), nhấn và giữ nút gửi để hiển thị các lựa chọn lên lịch.

Một khi lịch đã được tạo, bạn có thể xem, chỉnh sửa và quản lý các tin nhắn được lên lịch (reschedule, send now, or cancel).

Các nhóm không nên bị ép phải đồng bộ lịch làm việc chỉ để giao tiếp hiệu quả. - Slack

Tình huống sử dụng tính năng hẹn giờ gửi tin nhắn trên Slack

Tại Nimbus, chúng tôi sử dụng Slack mỗi ngày. Đội ngũ thì năng động, nhịp làm việc nhanh, và thời gian làm việc thì linh hoạt. Điều đó khiến tôi tự hỏi: các team như tụi mình có thể tận dụng tính năng hẹn giờ gửi tin nhắn của Slack như thế nào? Dưới đây là 4 tình huống thực tế mà bạn có thể áp dụng ngay.

1. Khác múi giờ

Khả năng hẹn giờ gửi tin nhắn đúng vào lúc đồng nghiệp online – dù họ ở đâu – là một trong những lý do phổ biến nhất khiến người dùng yêu thích tính năng này.

Mình từng làm việc với những người ở múi giờ khác như Mỹ hay Ấn Độ. Và sau đại dịch COVID-19, làm việc từ xa càng phổ biến hơn, với thành viên ở khắp nơi – có khi về quê, có khi ra nước ngoài gần gia đình hơn.

Và giờ thì bạn có thể lên lịch để tin nhắn xuất hiện đúng lúc đồng nghiệp vừa bắt đầu ngày mới – bất kể "9 giờ sáng" của họ là khi nào!

2. Stand-up mỗi sáng

Đây có lẽ là lý do được cộng đồng Slack nhắc đến nhiều nhất – với đủ kiểu bình luận, từ nghiêm túc đến hài hước.

Ví dụ: team bạn có buổi stand-up lúc 9h sáng mỗi ngày. Nhưng không phải ai cũng là "người buổi sáng". Có người đang đưa con đi học, có người bận… đưa mèo đi khám. Dù lý do gì đi nữa, việc hẹn giờ tin nhắn giúp bạn trông như đang online đúng giờ, mà thật ra thì…

Kết hợp với tính năng ghi hình video trên Slack, bạn còn có thể chuẩn bị bản cập nhật trước, lên lịch gửi, và để team xem khi họ rảnh. Nghe có vẻ "tương lai", nhưng với những team tin tưởng lẫn nhau, cách làm này thực sự hiệu quả.

Phần hài hước? Nhiều người đùa rằng họ có thể "xuất hiện online" hoàn toàn tự động, trong khi đang làm việc gì đó hoàn toàn khác. May mà giờ đây, nhiều công ty đã thực sự quan tâm hơn đến cân bằng công việc – cuộc sống rồi!

3. Nhắc việc cho những “nhiệm vụ 30 giây”

Hầu hết các nhóm đều dùng công cụ quản lý công việc như Asana, JIRA, TaskRay, v.v. để theo dõi dự án đến từng đầu việc nhỏ và cũng để giao các nhiệm vụ phát sinh cho nhau kiểu “tag qua đỡ tí”.

Vấn đề là: việc nhỏ đến mức nào thì đáng để đưa vào công cụ quản lý? Nếu một đầu việc chỉ mất dưới 30 giây để làm xong, thì có nên thêm vào không?

Đó là quy tắc mình dùng khi làm việc với Lottie – Marketing Executive của SalesforceBen.com. Trước khi nhắn nhủ gì đó, mình luôn tự hỏi:“Việc này có tốn của người đấy hơn 30 giây không?” Nếu có, mình ghi nó vào Asana như một task bình thường.

Còn nếu không – chỉ dưới 30 giây thôi, thì mình sẽ nhắn qua Slack. Thường là mấy cập nhật mang tính FYI (để biết), liên quan đến lịch đăng nội dung, và chỉ cần nhớ trong một khoảng thời gian cụ thể trong ngày. Dạo này mình bắt đầu dùng tính năng hẹn giờ gửi tin nhắn Slack để nhắc Lottie mà không cần gửi email dồn dập – và cô ấy cũng không cần tự tạo lịch nhắc riêng chỉ để nhớ mấy thay đổi phút chót, hẹn giờ trên Slack giúp cả hai đỡ rối, đỡ quên, mà cũng đỡ phiền.

 4. Ý tưởng “bật lên” bất chợt

Một số người – trong đó có mình – thường bất chợt nảy ra ý tưởng vào buổi tối, đêm khuya, hoặc sáng sớm. Và thường thì sẽ rất muốn chia sẻ ngay với cả team. Nhưng rồi mình lại dừng lại và tự hỏi: “Có phải lúc thích hợp không nhỉ?” Bởi vì team tôi buổi sáng thường khá bận, sau đó rút lui vào chế độ deep work cho đến trưa. Rồi mới bắt đầu trao đổi lại vào đầu giờ chiều, trước khi quay về làm việc yên tĩnh vào cuối buổi.

Vậy nếu mình có thể hẹn giờ để ý tưởng lớn tiếp theo “hạ cánh” đúng lúc mọi người đang online và không bị phân tâm thì sao? Và đúng vậy – nó đang hoạt động rất hiệu quả…

5. Tạm biệt những tin nhắn đang gõ dở dang

Ai đã từng gõ một tin nhắn trên Slack rồi để đó, không gửi – giơ tay nào? Chắc hẳn bạn định đợi đến lúc “phù hợp” để nhấn nút gửi, nhưng rồi… quên luôn.

Giờ thì không cần canh nữa – chỉ cần lên lịch gửi! Ý tưởng vẫn được gửi đi đúng lúc, bạn thì không bị mất dấu mạch suy nghĩ, và đồng nghiệp cũng không bị làm phiền sai thời điểm.

Tóm lại

Mình thừa nhận mình không phải là một “chuyên gia Slack”, chỉ đơn giản là… một người mê Slack. Nhưng chỉ riêng tính năng “hẹn giờ gửi tin nhắn” thôi đã đủ để thấy nó sẽ cực kỳ hữu ích với các nhóm đang làm việc linh hoạt như hiện nay.

Slack đang đi đúng hướng – xét cho cùng thì dân marketing đã có thể hẹn giờ gửi chiến dịch email từ hơn một thập kỷ nay rồi. Thậm chí, các nền tảng email marketing giờ đây còn dùng AI để tối ưu thời gian gửi cho từng người nhận trong danh sách (ví dụ như tính năng Einstein Send Time Optimization trên Marketing Cloud hay Pardot).

Tính năng hẹn giờ gửi email sau đó cũng được đưa về cho người dùng cá nhân – như trên Gmail hay Boomerang.

Và giờ thì đến lượt Slack – cũng đã nắm bắt được tiềm năng mà hẹn giờ tin nhắn mang lại. Và cộng đồng người dùng Slack đồng tình: đã đến lúc rồi! Ngoài ra, đừng bỏ lỡ các cập nhật mới khác của Slack như Slack Huddles, tính năng ghi hình, và nhiều hơn thế.

Về Nimbus Consulting

Tại Nimbus Consulting, chúng tôi trao quyền cho các doanh nghiệp để phát triển thông minh hơn nhờ công nghệ. Là một đối tác đáng tin cậy trong lĩnh vực tư vấn và triển khai phần mềm, chúng tôi chuyên sâu trong việc giúp các tổ chức hợp lý hóa hoạt động, nâng cao năng suất và tăng tốc chuyển đổi số.