Hướng Dẫn Triển Khai Slack Cho Doanh Nghiệp

Các tính năng của Slack mở ra tương lai của công việc, mang đến sự linh hoạt và năng suất. Nền tảng này tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại thông qua tích hợp, ứng dụng và quy trình làm việc. Doanh nghiệp lớn nhỏ, tổ chức chính phủ và phi lợi nhuận trên toàn thế giới đều tin dùng Slack để đơn giản hóa và nâng cao hiệu suất trong một thế giới ưu tiên số. Vì vậy, nếu bạn đang tìm cách cải thiện sự cộng tác của đội ngũ và hợp lý hóa công việc, Slack có thể là giải pháp dành cho bạn!

Slack có phù hợp với đội ngũ của bạn không?

Như bạn đã biết, các công ty hiện đang sử dụng rất nhiều công cụ và ứng dụng cho vận hành và giao tiếp, bao gồm nhưng không giới hạn ở email, nhắn tin nhanh, họp trực tuyến, phần mềm quản lý dự án, phần mềm làm việc nhóm, nền tảng chia sẻ tệp, nền tảng ký điện tử và nhiều công cụ khác. Nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng duy nhất để tích hợp tất cả các công cụ và quy trình này nhằm đơn giản hóa và nâng cao hệ thống công nghệ hiện tại, Slack chính là câu trả lời.

Slack giống như “điều khiển từ xa vạn năng” của bạn. Nó cho phép bạn kết nối với mọi thứ và tự động hóa các quy trình kinh doanh không chỉ trong Slack mà còn trên toàn bộ các ứng dụng bạn đang dùng. Đây là nơi công việc được luân chuyển giữa con người, hệ thống, đối tác và khách hàng – tất cả trong một! Một giao diện thống nhất. Một lớp tương tác duy nhất. Trong thế giới ưu tiên số, Slack giúp công việc trở nên đơn giản hơn, dễ chịu hơn và hiệu quả hơn. Và đã có dữ liệu chứng minh điều đó*.

• Nhanh hơn 24% để đạt được năng suất làm việc đầy đủ của nhân viên

• Nhanh hơn 36% trong việc giải quyết yêu cầu/vấn đề

• Giảm 36% số lượng cuộc họp

• Giảm 60% số lượng email

• 69% người dùng phụ thuộc vào Slack để hoàn thành công việc

• 71% sẽ không hài lòng nếu Slack bị gỡ bỏ

• 85% cho biết Slack đã cải thiện giao tiếp

• 86% cảm thấy khả năng làm việc từ xa của họ được cải thiện

• 88% cảm thấy gắn kết hơn với đội ngũ của mình

• 338% lợi tức đầu tư (ROI)

Tất cả số liệu được lấy từ Slack.com

Có thể bạn muốn biết: 10 Mẹo và Thủ Thuật Slack Giúp Bạn Làm Việc Hiệu Quả Hơn

Các tính năng của Slack

Nghe rất tuyệt đúng không, nhưng vấn đề là làm cách nào để chứng mình tất cả nhưng con số trên. Vậy thì hãy lướt qua một vài đánh giá về các tính năng cốt lõi mà Slack biến nó trở thành khả thi.

Các kênh và không gian làm việc (Channels and Workplaces)

Đây là những khối xây dựng tổ chức nằm ở cốt lõi của Slack. Channels (kênh) mang lại trật tự và sự rõ ràng cho công việc thì bạn có thể tạo kênh cho nhóm, dự án hoặc chủ đề. Và khi đã có một kênh cho toàn bộ, bạn có thể tập trung vào những cuộc trò chuyện và công việc quan trọng nhất đối với mình. Trong khi các công ty nhỏ thường chỉ sử dụng một workspace (không gian làm việc) chứa tất cả các kênh, các đội ngũ toàn cầu lớn hơn sử dụng Enterprise Grid, cho phép có nhiều workspace với các kênh trong và giữa từng workspace, giúp tổ chức công việc hiệu quả hơn.

Bằng cách đưa toàn bộ giao tiếp và cộng tác của đội ngũ vào một nơi duy nhất, Slack giúp các nhóm làm việc cùng nhau hiệu quả hơn, từ đó tăng năng suất lên đến 35% nhanh hơn. Hơn nữa, Slack được thiết kế để vui nhộn, trực quan và thân thiện với người dùng, và nhiều người dùng thấy sử dụng Slack thú vị và hài lòng hơn các công cụ cộng tác khác.

Điều này dẫn đến mức độ áp dụng và tham gia cao hơn từ các thành viên trong nhóm, khuyến khích sự cộng tác sáng tạo, cởi mở và hiệu quả hơn. Có nền tảng nào khác mà 71% người dùng sẽ không hài lòng nếu Slack bị gỡ bỏ?

Messaging, Clips & Huddles

Slack cung cấp nhiều tùy chọn giao tiếp, bao gồm nhắn tin, trò chuyện nhóm, kênh công khai và riêng tư, Clips (ghi hình video) và Huddles (video trực tiếp), tất cả đều có cài đặt thông báo tùy chỉnh, giúp các đội luôn kết nối và nắm thông tin kịp thời. Điều này cải thiện giao tiếp và cộng tác trong nhóm (85% cho biết Slack đã cải thiện giao tiếp) và giúp loại bỏ nhu cầu sử dụng nhiều công cụ và hệ thống khác nhau.

Ngoài ra, các tính năng này có thể sử dụng trên nhiều thiết bị và nền tảng, bao gồm máy tính để bàn, điện thoại di động và web, giúp các đội ngũ duy trì kết nối và năng suất, bất kể họ ở đâu hay sử dụng thiết bị nào. Điều này làm cho Slack trở thành giải pháp lý tưởng cho các đội làm việc từ xa hoàn toàn, làm việc không đồng bộ và/hoặc các đội toàn cầu cần một trụ sở kỹ thuật số (digital HQ). Thực tế, 86% người dùng cảm thấy khả năng làm việc từ xa của họ được cải thiện sau khi sử dụng Slack.

Apps, Integrations, APIs & Workflow Builder

Thư viện ứng dụng (App Directory) của Slack và các tích hợp với các công cụ khác giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, dẫn đến giải quyết vấn đề nhanh hơn 36% và giảm thời gian chuyển đổi giữa các hệ thống. Ngoài ra, bộ công cụ tìm kiếm và tổ chức thông tin của Slack, bao gồm Saved Items (Mục đã lưu), Pins (Ghim), Bookmarks (Dấu trang) và tính năng sắp ra mắt Canvas, giúp đội ngũ truy cập nhanh chóng thông tin cần thiết ngay trong Slack. Chữ viết tắt S.L.A.C.K. nhắc nhở rằng Slack hướng tới mục tiêu trở thành nơi duy nhất chứa tất cả nội dung và kiến thức.

Hơn nữa, API mạnh mẽ của Slack cho phép người dùng tạo ra bot và ứng dụng tùy chỉnh riêng. Công ty cũng đang phát triển một nền tảng thế hệ mới nhằm đơn giản hóa hơn nữa việc tạo các giải pháp tùy chỉnh cho doanh nghiệp. Cùng với đó, Workflow Builder không cần mã (no-code) giúp bất kỳ ai cũng có thể tự động hóa toàn bộ quy trình trong Slack thông qua cấu hình trực quan.

Slack Connect

Slack Connect là một tính năng của nền tảng Slack, cho phép các tổ chức giao tiếp và cộng tác với đối tác bên ngoài, nhà cung cấp và khách hàng. Nó giúp doanh nghiệp tập trung toàn bộ giao tiếp vào một nền tảng duy nhất, thay vì các cuộc trò chuyện và thông tin bị phân tán qua nhiều tài khoản email và hệ thống khác nhau. Với Slack Connect, bạn có thể tạo các kênh chia sẻ (shared channels), cho phép nhiều tổ chức giao tiếp theo thời gian thực, chia sẻ tệp và cộng tác tại một địa điểm tập trung.

Slack Connect cung cấp nhiều tính năng bảo mật trong việc chia sẻ các kênh như khả năng để chấp thuận và đưa các tổ chức bên ngoài vào danh sách trắng mà bạn hợp tác cùng. Ngoài ra, tính năng còn cho phép bạn kiểm soát sự hiện diện của tên công ty và các kênh với các đối tác bên ngoài. Khả năng để dễ dàng giao tiếp và hợp tác với các đối tác bên ngoài trong thời gian thực có thể mang đến quy trình làm việc hiệu quả hơn và đưa ra quyết định nhanh chóng, kết quả là chu kỳ kinh doanh xoay nhanh hơn và doanh thu tốt hơn

Bảo mật (Security)

Cuối cùng, nhưng không kém phần quan trọng, đối với tất cả các đồng nghiệp làm về bảo mật thông tin, Slack đặt trọng tâm mạnh mẽ vào bảo mật và cam kết bảo vệ quyền riêng tư của dữ liệu của bạn. Bạn có quyền sở hữu và kiểm soát hoàn toàn nội dung trong workspace của Slack, bao gồm tin nhắn, tệp và bất kỳ nội dung nào khác được gửi qua nền tảng.

Slack cung cấp các biện pháp bảo vệ dữ liệu và an ninh hàng đầu, đặc biệt dành cho những tổ chức cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định như HIPAA, GDPR, FINRA và các quy định khác. Phương pháp bảo mật của Slack tập trung vào quản trị bảo mật, quản lý rủi ro và tuân thủ, bao gồm các biện pháp bảo mật như mã hóa dữ liệu khi lưu trữ và truyền tải, bảo mật mạng, tăng cường bảo mật máy chủ, kiểm soát quyền truy cập quản trị, giám sát hệ thống, ghi nhật ký và cảnh báo, cùng với nhiều giao thức bảo mật khác.

Quy trình triển khai Slack

Quy trình dưới đây tuân theo quy trình tư vấn triển khai chuẩn của Slack và có thể áp dụng cho cả Triển khai mới hoàn toàn (net-new implementations) và khởi động lại (relaunch) các tổ chức và workspace Slack hiện có trên tất cả các gói Slack.

Lưu ý: Gói Enterprise Grid phức tạp hơn nhiều so với các gói khác vì cho phép nhiều workspace và các cài đặt, tính năng bổ sung không có trên các gói khác – nên cần cân nhắc khi triển khai. Bạn có thể nhận thấy quy trình này có sự tương đồng với các phương pháp quản lý dự án khác (agile, kanban), nhưng đã được đơn giản hóa và điều chỉnh để phù hợp với thương hiệu Slack, vừa trực quan vừa vui nhộn.

1. Chuẩn bị (Prepare)

Dù là triển khai mới hay khởi động lại, giai đoạn này tập trung vào việc tập hợp các thành phần tham gia cần thiết và lập kế hoạch. Trong giai đoạn này, trọng tâm không phải là quá trình khám phá, mà là tổ chức đội dự án, xác định mục tiêu, xây dựng dòng thời gian, lập lịch trình dự án và kế hoạch truyền thông thông qua Slack.

Các công việc trong giai đoạn này bao gồm:

• Xác nhận phạm vi (Scope Validation): Chuyển giao nội bộ từ đội bán hàng sang đội triển khai, xác nhận và rà soát phạm vi giữa các nhóm, đảm bảo tất cả kết quả bàn giao đều hợp lý và rõ ràng.

• Triển khai dự án & Khởi động (Project Mobilization & Kick Off): Đây là giai đoạn mà các đội nội bộ và bên ngoài (khách hàng, dự án, nhà cung cấp) gặp nhau để rà soát dự án toàn diện, bao gồm phạm vi, dòng thời gian, lịch trình, đội ngũ, quy trình và bất kỳ yếu tố nào cần thiết.

2. Hiểu biết (Understand)

Trong giai đoạn này, mục tiêu chính là thu thập thông tin thông qua khám phá và đặt câu hỏi – tất cả các câu hỏi! Kết quả của giai đoạn này là xác định các kết quả bàn giao (deliverables), bao gồm những gì sẽ được xây dựng và các kết quả mong muốn. Dòng thời gian và kế hoạch dự án cũng được thiết lập dựa trên các yếu tố như số lượng người dùng, loại gói Slack đang sử dụng (Pro, Business+, Enterprise Grid), các đội tham gia, quy trình, v.v.

Các công việc trong giai đoạn này bao gồm:

• Khám phá (Discovery): Thu thập tất cả các câu hỏi về bối cảnh và hiện trạng, sau đó suy nghĩ về tầm nhìn Slack liên quan đến trải nghiệm, học tập, chính sách và cài đặt.

• Lập kế hoạch (Planning): Biến những thông tin thu thập được trong giai đoạn khám phá thành các nhiệm vụ hành động cụ thể, thường thông qua các công cụ quản lý dự án tích hợp với Slack như Jira, Monday, hoặc ClickUp.

• Quản lý (Management): Thực hiện tất cả các nhiệm vụ quản lý dự án liên quan đến vận hành dự án, bao gồm quản lý việc bàn giao công việc và làm việc nội bộ với đội dựa trên các quy trình đã được thống nhất.

• Báo cáo tình trạng (Status Reporting): Báo cáo cho các bên liên quan nội bộ và bên ngoài về tình trạng tổng thể của dự án và các nhiệm vụ riêng lẻ. Việc này có thể thực hiện qua Slack và các ứng dụng quản lý dự án tích hợp.

• Lập kế hoạch đào tạo (Enablement Planning): Xác định các tài liệu học tập sẽ tạo cho khách hàng, cùng với các chi tiết về logistics và phương pháp triển khai. Các kết quả bàn giao thường bao gồm đào tạo trực tiếp, video theo yêu cầu (on-demand), hoặc đào tạo được xây dựng trực tiếp trong Slack bằng Workflow Builder.

3. Thiết kế và Triển khai (Design and Implementation)

Giai đoạn thiết kế là nơi tất cả thông tin thu thập từ giai đoạn khám phá trở thành hiện thực. Đây là giai đoạn xây dựng và đưa các kết quả cốt lõi vào vận hành, bao gồm thiết lập và cấu hình các workspace Slack, chuẩn bị sẵn sàng để sử dụng.

Giai đoạn này cũng là dài nhất và quan trọng nhất của dự án. Nó thường bao gồm việc thực hiện lặp đi lặp lại các hoạt động theo cách tương tự phương pháp agile khi cần thiết, nhằm đảm bảo mọi thứ vận hành trơn tru.

Thiết kế (Design):

• Thiết kế Grid: Xác định cấu trúc (tập trung hay phân tán) và thiết kế các workspace trong một tổ chức sử dụng Enterprise Grid.

• Chiến lược kênh: Tạo cấu trúc kênh ban đầu và thiết lập trên Slack cho các workspace/tổ chức đã được thiết kế.

• Chính sách và Cài đặt: Thiết lập cấu hình ban đầu cho chính sách và cài đặt Slack. Thông thường trong buổi làm việc, khách hàng sẽ mở bảng điều khiển chính sách và cài đặt trên Slack hiện có để cùng rà soát danh sách.

• Kỹ thuật:

  • Với các dự án nhỏ hoặc một workspace duy nhất, nhiệm vụ này tối giản, bao gồm rà soát và xác định các ứng dụng, tích hợp và bot tùy chỉnh cần thiết dựa trên mục tiêu và kết quả khám phá.

  • Với triển khai lớn hơn (Business Plus hoặc Enterprise Grid), công việc sẽ phức tạp hơn, bao gồm SSO, cấu hình quản lý danh tính (IdP) và có thể cả thiết lập tuân thủ cho HIPAA hoặc các công cụ tuân thủ khác như Data Loss Prevention (DLP) hoặc ứng dụng eDiscovery.

• Quản trị: Xác định vai trò, trách nhiệm và mô hình hỗ trợ người dùng để sử dụng Slack một cách có mục đích và bền vững theo thời gian. Việc này có thể thực hiện nội bộ hoặc phối hợp với đối tác/nhà cung cấp để đảm bảo thành công lâu dài.

Triển khai (Implementation):

• Cấu hình tổ chức & workspace: Xây dựng tất cả các thành phần từ giai đoạn thiết kế, bao gồm chính sách toàn tổ chức, workspace, kênh và tất cả cài đặt liên quan.

• Cấp quyền người dùng: Tùy thuộc vào gói Slack và quy mô triển khai, có thể thêm người dùng thủ công hoặc cấu hình phức tạp hơn qua SSO/IdP.

• Cấu hình ứng dụng & tích hợp: Thiết lập tất cả ứng dụng ở cấp tổ chức và workspace, đồng thời thiết lập phê duyệt ứng dụng để đảm bảo quản trị dài hạn.

• Rà soát quản trị: Trong quá trình triển khai, tất cả các yếu tố về quản trị, đào tạo và hỗ trợ học tập cần được tinh chỉnh và rà soát để khớp với thực tế triển khai, đồng thời tạo ra tài liệu rõ ràng nhất.

4. Ra mắt (Launch)

Giai đoạn triển khai tập trung vào việc người dùng tiếp nhận và sử dụng hệ thống hiệu

quả. Điều này bao gồm các hoạt động trước khi ra mắt (pre-launch) theo sau giai đoạn thiết kế và các hoạt động sau khi ra mắt (post-launch) hỗ trợ thành công lâu dài. Các thành phần chính của giai đoạn này là đào tạo và hỗ trợ người dùng, bao gồm quản trị viên, champions (người dẫn dắt nội bộ), và người dùng cuối.

• Đào tạo quản trị viên: Được thực hiện trước khi ra mắt để đảm bảo các quản trị viên cốt lõi (cả ở cấp tổ chức và workspace) hiểu rõ giải pháp, và có thể hướng dẫn người dùng cuối đăng nhập và sử dụng Slack trong giai đoạn ra mắt.

• Hỗ trợ nhóm Champions: Tìm một nhóm người tự nhiên yêu thích Slack và muốn giúp đỡ trong công ty. Họ hiểu cách đội của họ sẽ sử dụng Slack và có thể giúp cải thiện và tối ưu hóa nội bộ trong nhóm.

• Hỗ trợ người dùng cuối: Kết hợp đào tạo Slack chung tùy theo đội và trình độ của họ, đồng thời đào tạo cách Slack hoạt động cụ thể cho họ, đội của họ và quy trình làm việc của đội.

5. Chuyển giao

Ở giai đoạn này, dựa trên lựa chọn triển khai, trách nhiệm về quản trị, bảo trì và vận hành Slack có thể chuyển sang đội nội bộ, hoặc lập kế hoạch quản lý dài hạn thông qua đối tác cung cấp dịch vụ Success/Support. Mục tiêu đảm bảo chuyển giao suôn sẻ và truyền đạt kiến thức đầy đủ trước khi kết thúc dự án.

Chuyển giao (Hand Off): Đội dự án cần cung cấp chuyển giao kiến thức hiệu quả về giải pháp, cấu hình và tất cả những gì đã thực hiện trong dự án, để đội quản trị dài hạn có thể quản lý từ thời điểm ra mắt trở đi.

6. Duy trì & Hỗ trợ (Success/Support)

Khi tổ chức bắt đầu sử dụng Slack, việc duy trì hệ thống cũng rất quan trọng. Sau khi triển khai ban đầu hoàn tất, trọng tâm chuyển sang đảm bảo hệ thống được quản lý và duy trì đúng cách trong tương lai. Nhiệm vụ này có thể do đội nội bộ thực hiện, hoặc thuê đối tác bên ngoài cung cấp hỗ trợ tùy chỉnh cho tổ chức và các workspace Slack.

Mẹo để Triển khai Slack Thành Công

1. Ưu tiên sử dụng Slack trước

• Sử dụng kênh Slack cho các kênh dự án, kênh khách hàng, kênh đào tạo và hỗ trợ.

• Sử dụng tính năng Slack để đào tạo ngay trong Slack:

  • Dùng Slack Huddles để tổ chức các buổi đồng bộ nhanh với nhóm dự án.

  • Thực hiện các buổi đào tạo theo dạng bất đồng bộ qua Slack Clips.

  • Tạo các nội dung đào tạo tự phục vụ qua Workflow Builder.

• Sử dụng Slack Connect để làm việc với các đối tác bên ngoài, các tư vấn viên khác, và thậm chí là khách hàng.

• Tích hợp công cụ quản lý dự án trực tiếp vào các kênh dự án của nhóm để cung cấp cập nhật bất đồng bộ khi các nhiệm vụ được hoàn thành.

2. Tận dụng tự động hóa

• Bắt đầu tự động hóa các quy trình và nhiệm vụ ngay từ đầu bằng Slack Workflow Builder có sẵn:

  • Tự động hóa các cuộc họp standup hoặc các buổi đồng bộ trong các kênh dự án ngay lập tức.

  • Sau đó xem xét những quy trình khác có thể tự động hóa tiếp.

• Tìm kiếm trong Slack App Directory để thêm các ứng dụng và tích hợp mà nhóm sử dụng, cấu hình nhanh cho họ điều này sẽ thúc đẩy việc áp dụng và năng suất.

• Xem xét cách ứng dụng và tích hợp với Workflow Builder cho phép tự động hóa giữa Slack và các hệ thống khác giảm chi phí chuyển đổi và tăng hiệu quả.

• Xác định nếu có cơ hội tạo các ứng dụng và tích hợp tùy chỉnh cho nhóm trong dài hạn đây không phải việc ngày đầu, nhưng sẽ giúp tăng mức độ sử dụng Slack nếu nhiều nhu cầu của nhóm được thực hiện ngay trong Slack.

3. Đào tạo & Hỗ trợ sử dụng

• Sử dụng tài liệu đào tạo Slack từ Slack.com, SlackCertified.com và cả Salesforce Trailhead – hầu hết những gì bạn cần đã có sẵn! Đặc biệt hữu ích để giúp mọi người đạt được kiến thức cơ bản về Slack.

• Quan trọng là đào tạo ba nhóm người riêng biệt:

  • Quản trị viên (Admins): quản lý và duy trì nền tảng.

  • Champions: sử dụng Slack hàng ngày và đóng vai trò là chuyên gia tại chỗ.

  • Người dùng cuối (End Users): sử dụng Slack trong công việc hàng ngày – cần được đào tạo và hướng dẫn dựa trên vai trò của họ.

• Phương pháp đào tạo này dẫn đến triển khai Slack thành công và hiểu biết đầy đủ về Slack trong nhóm, giúp nâng cao giao tiếp và hợp tác trong tổ chức.

4. Chiến lược & Tầm nhìn (Strategy & Vision)

• Tương lai của công việc đòi hỏi tầm nhìn và chiến lược tiến bộ, vì Slack và digital HQ không phải là bản sao 1-1 của văn phòng vật lý.

• Slack đòi hỏi thay đổi cách làm việc và cách nhóm của bạn vận hành lâu dài, và điều này là cốt lõi để xây dựng chiến lược và tầm nhìn Slack cho tổ chức.

• Tầm nhìn rõ ràng về Slack giúp nhân viên hiểu rằng nền tảng này có vai trò cụ thể trong nơi làm việc, và việc sử dụng Slack đóng góp vào các mục tiêu tổng thể của tổ chức.

• Chiến lược và tầm nhìn này cũng cung cấp sự minh bạch cho nhân viên về kỳ vọng tương lai của công ty, đồng thời giải đáp câu hỏi làm thế nào (và tại sao) việc tương tác với Slack lại mang lợi ích cho họ.

Tóm tắt (Summary)

Hy vọng bài viết này đã cung cấp thông tin hữu ích và cái nhìn tổng quan về quy trình triển khai Slack và các bước cần thiết để thành công cả về ngắn hạn và dài hạn. Sự gia tăng phổ biến của Slack trong môi trường doanh nghiệp là rất nhanh chóng, và không có dấu hiệu dừng lại sớm. Với nhiều lợi ích như vậy, khả năng cao tổ chức của bạn sẽ sớm sử dụng hoặc tìm hiểu về nền tảng này. Vì vậy, luôn tốt khi tự trang bị kiến thức và chuẩn bị trước, và hy vọng bài viết này sẽ là nguồn tài nguyên hữu ích cho hành trình sử dụng Slack của bạn.